Juridische privacyverklaring

Laatste update: Januari 2024

Overzicht

Bescherming van uw privacy

Astrantia Consulting verbindt zich ertoe uw privacy te beschermen door uw persoonsgegevens te goeder trouw en op evenredige wijze te behandelen en door ze met passende technische en organisatorische maatregelen te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor het doel dat op het moment van verzamelen is aangegeven, dat blijkt uit de omstandigheden of dat bij wet is voorzien.

In de onderstaande privacyverklaring wordt uitgelegd welke informatie we over u verzamelen, waarvoor we deze gebruiken en met wie we deze delen. Het beschrijft ook uw rechten en met wie u contact kunt opnemen voor meer informatie.

Openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens

a) Aan vertrouwde Zwitserse derde partijen

We delen uw persoonlijke gegevens alleen met onze vertrouwde derde partijen (zoals onze accountants, banken, advocaten en dienstverleners) waar u toestemming hebt gegeven voor de overdracht of wanneer de verwerking ervan rechtstreeks verband houdt met het sluiten of de uitvoering van een contract tussen u en wij.

b) Aan de Zwitserse autoriteiten

We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met de Zwitserse autoriteiten op grond van verplichtingen die we hebben, zoals het bijhouden van gegevens voor belastingdoeleinden of het verstrekken van informatie aan een overheidsinstantie of wetshandhavingsinstantie.

c) Overboeking buiten Zwitserland

Astrantia Consulting geeft uw persoonsgegevens nooit door buiten Zwitserland, in het bijzonder naar rechtsgebieden die geen wetgeving hebben die een adequate bescherming garandeert, tenzij:

• u hebt in het specifieke geval toestemming gegeven
• de verwerking is direct verbonden met de uitvoering van een contract tussen u en ons
• openbaarmaking is in het specifieke geval essentieel om een hoger openbaar belang te beschermen of voor het instellen, uitoefenen of afdwingen van rechtsvorderingen voor Zwitserse rechtbanken
• openbaarmaking in het specifieke geval vereist is om uw leven of fysieke integriteit te beschermen
• u de gegevens algemeen toegankelijk hebt gemaakt en de verwerking ervan niet uitdrukkelijk hebt verboden

Gegevens over u die wij verwerken

We kunnen informatie over u verwerken die (i) u aan ons verstrekt (ii) we verkrijgen van derden of (iii) openbaar beschikbaar is. Deze informatie kan uw naam, leeftijd, geslacht, geboortedatum en contactgegevens bevatten.

Hoe we informatie over u gebruiken

Wij verwerken informatie over u om ons in staat te stellen:

• onze diensten aan u leveren
• om ons in staat te stellen u informatie te verstrekken waarvan wij denken dat deze voor u van belang kan zijn
• om te voldoen aan onze wettelijke of regelgevende verplichtingen

Wanneer we u informatie sturen waarvan we denken dat u hierin geïnteresseerd zou kunnen zijn, heeft u het recht om u op elk moment uit te schrijven door contact met ons op te nemen of door de uitschrijfinstructies in onze communicatie te volgen.

Uw rechten

Uw rechten onder de wetgeving inzake gegevensbescherming omvatten het recht om:

• kopieën van uw gegevens aanvragen
• verbetering van uw gegevens vragen
• verzoeken om verwijdering van uw gegevens
• bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens

Als u vragen heeft over privacykwesties of een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, kunt u schrijven naar Astrantia Consulting Ltd, Data Protection, Schützengasse 25, 8001 Zürich, Zwitserland.

Onze privacyverklaring

In deze verklaring:

"Wetgeving inzake gegevensbescherming" betekent (i) de Zwitserse federale wet inzake gegevensbescherming van 19 juni 1992 (FADP) en (ii) de algemene verordening gegevensbescherming 2016/679 van de EU (GDPR) samen met alle andere toepasselijke wetgeving met betrekking tot privacy of gegevensbescherming en inclusief elke wet of wettelijke bepaling die deze wijzigt, uitbreidt, consolideert of vervangt;

"Openbaarmaking" betekent het toegankelijk maken van persoonsgegevens, bijvoorbeeld door toegang, verzending of publicatie toe te staan;

"Persoonsgegevens" betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon;

"Verwerking" betekent elke handeling met persoonsgegevens, ongeacht de gebruikte middelen en de procedure, en in het bijzonder het verzamelen, opslaan, gebruiken, herzien, openbaar maken, archiveren of vernietigen van gegevens.

1. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op Astrantia Consulting Ltd met maatschappelijke zetel te Schützengasse 25, 8001 Zürich, Zwitserland ("Astrantia Consulting", "wij", "ons" of "onze").

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe we informatie over u verzamelen, behandelen, opslaan en beschermen wanneer:

• wij leveren diensten aan u
• u gebruikt onze website
• we voeren alle andere activiteiten uit die deel uitmaken van onze bedrijfsvoering

Wanneer wij verwijzen naar "onze Website" of "deze Website", bedoelen wij de specifieke webpagina's van https://www.astrantia-consulting.ch.

2. Welke persoonsgegevens we verzamelen?

We kunnen uw persoonlijke gegevens in fysieke en elektronische vorm verzamelen, vastleggen en gebruiken, en zullen die gegevens bewaren, gebruiken en anderszins verwerken in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming en zoals uiteengezet in deze verklaring.

Wanneer wij diensten aan u of onze klanten verlenen en due diligence-controles uitvoeren in verband met onze diensten (of mogelijke diensten bespreken die wij zouden kunnen leveren), zullen wij persoonsgegevens over u verwerken. We kunnen ook persoonlijke gegevens van u verzamelen wanneer u deze website gebruikt.

Wij kunnen uw gegevens verwerken omdat:

• u geeft het aan ons (bijvoorbeeld in een formulier op onze website)
• andere mensen geven het aan ons (bijvoorbeeld uw adviseur of externe dienstverleners die we gebruiken om ons bedrijf te runnen) of
• het is openbaar beschikbaar

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen uw:

• naam, geslacht, leeftijd en geboortedatum
• contactgegevens, zoals adres, e-mailadres en mobiel-nummer
• land van verblijf en staatsburgerschap
• levensstijl en sociale omstandigheden (bijvoorbeeld uw hobby's)
• gezinssituaties (bijvoorbeeld uw burgerlijke staat en personen die afhankelijk van u zijn)
• arbeid en opleiding gegevens (bijvoorbeeld de organisatie waarvoor u werkt, uw functie en uw opleidingsgegevens)
• financiële en fiscale gegevens (bijvoorbeeld uw inkomen, investeringen en fiscale woonplaats)
• IP-adres, browsertype en taal, uw toegangstijden
• gegevens over hoe u gebruik onze producten en diensten
• details over hoe u met ons omgaat en andere soortgelijke informatie

De persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen ook zogenaamde "gevoelige" persoonsgegevens omvatten, zoals gegevens over uw:

• religieuze, levensbeschouwelijke, politieke opvattingen of activiteiten
• dieetwensen (bijvoorbeeld als we je tijdens een vergadering van verfrissingen willen voorzien)
• gezondheids-, sociale zekerheidsmaatregelen
• administratieve of strafrechtelijke procedures en sancties en
• seksuele geaardheid (bijvoorbeeld via details van je echtgenoot of partner)

Als u ervoor kiest de door ons verzamelde informatie niet te verstrekken of bezwaar te maken tegen de verwerking ervan, is het mogelijk dat wij uw instructies niet kunnen verwerken of sommige of al onze diensten niet aan u kunnen blijven leveren.

3. Persoonsgegevens verstrekt door of over derden

Wanneer onze opdrachtgever of een andere derde partij ons persoonsgegevens over u verstrekt, zorgen wij ervoor dat zij voldoen aan de relevante privacywet- en regelgeving. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat de opdrachtgever of de derde u op de hoogte heeft gesteld van de verwerking en voor ons de nodige toestemming heeft gekregen om die gegevens te verwerken zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Indien gegevens die u ons verstrekt betrekking hebben op een derde (zoals een echtgenoot, een persoon ten laste, een zakenpartner of een gezamenlijke rekeninghouder), bevestigt u door ons dergelijke persoonsgegevens te verstrekken dat u, in overeenstemming met de bovenstaande bepalingen, de nodige toestemming hebt verkregen om deze te gebruiken of dat het u anderszins is toegestaan deze gegevens aan ons te verstrekken.

4. Hoe we uw persoonlijke gegevens gebruiken

We verwerken informatie over u of uw bedrijf om ons in staat te stellen onze diensten aan u te leveren en om te voldoen aan onze wettelijke of regelgevende verplichtingen.

Sommige van uw persoonsgegevens kunnen voor andere zakelijke doeleinden worden gebruikt. Hieronder vindt u enkele voorbeelden.

Gebruik van persoonsgegevens om diensten te verlenen aan onze klanten

Wij zullen uw persoonsgegevens gebruiken om u diensten te verlenen, en dit omvat het gebruik van uw persoonsgegevens in correspondentie over deze diensten. Die correspondentie kan zijn met:

• u
• uw vertrouwde dienstverleners of
• bevoegde autoriteiten

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om due diligence controles uit te voeren met betrekking tot onze diensten.

Omdat we een breed scala aan diensten aan onze klanten bieden, varieert ook de manier waarop we persoonsgegevens gebruiken in verband met onze diensten.

Doorgaans verwerken wij uw persoonsgegevens in het kader van:

• due diligence bij u uitvoeren
• namens u zakelijke diensten uitvoeren
• namens u RBI / CBI-aanvragen indienen
• namens u PR-werkzaamheden uitvoeren
• namens u bankrekeningen openen
• namens u debet- of creditcards aanvragen bij Zwitserse kaartaanbieders
• namens u vermogensbeheerstructuren opzetten met onze vertrouwde service dienstverleners
• namens u andere diensten op het gebied van vermogensbeheer uitvoeren
• voldoen aan onze wettelijke en regelgevende vereisten
• verzoeken en mededelingen van bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld de Zwitserse belastingdienst)
• beheer van klantenrelaties (zoals u onderzoek en marketing sturen)

5. De rechtsgronden die wij gebruiken voor het verwerken van persoonsgegevens

Wij zijn wettelijk verplicht om in deze privacyverklaring aan te geven op welke rechtsgronden wij ons beroepen om uw persoonsgegevens te verwerken. Wij beroepen ons op een of meer van de volgende rechtsgronden:

• u hebt er uitdrukkelijk mee ingestemd dat wij uw gegevens om een specifieke reden verwerken
• de verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die wij met u hebben uit te voeren of om stappen te ondernemen om een overeenkomst met u aan te gaan
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die wij hebben, zoals het bijhouden van een administratie voor belastingdoeleinden of het verstrekken van informatie aan een overheidsinstantie of wetshandhavingsinstantie of
• de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang dat door ons of een derde wordt nagestreefd en dat kan zijn (i) om onze diensten aan u of onze cliënten en andere derden te verlenen en ervoor te zorgen dat onze cliëntenopdrachten goed worden beheerd (ii) om onze zakelijke belangen te beschermen (iii) om u of onze cliënten op de hoogte te houden van relevante producten en diensten en u informatie te verstrekken, tenzij u op enig moment hebt aangegeven dat u niet wilt dat wij dit doen.

6. Het delen van uw persoonlijke gegevens

In verband met een van de doeleinden die worden beschreven in de sectie "Hoe we uw persoonlijke gegevens gebruiken" hierboven, kunnen we details over u vrijgeven aan:

• andere leden van het Astrantia-netwerk
• bevoegde autoriteiten (inclusief rechtbanken en autoriteiten die ons reguleren)
• uw adviseurs
• iedereen aan wie we onze rechten en/of verplichtingen onder onze gebruiksvoorwaarden kunnen overdragen (hier)
• elke andere persoon of organisatie na een herstructurering, verkoop of overname van een lid van het Astrantia-netwerk, zolang ze uw informatie voor dezelfde doeleinden gebruiken als wij

7. Hoe we uw persoonlijke gegevens beschermen

Astrantia Consulting beoefent het bewaren van masterbestanden van klanten uitsluitend op versleutelde externe harde schijven, nooit in de cloud.

Wij gebruiken een breed scala aan maatregelen om uw persoonsgegevens veilig, nauwkeurig en actueel te houden.

Waaronder:

• Zwitserse webhosting, Zwitserse elektronische mailboxen, fysieke gegevensopslag uitsluitend in Zwitserland
• gegevensretentie op met wachtwoord beveiligde, versleutelde externe harde schijven (AES 256 Encryption / FIPS 140-3 Security Level 3), nooit in de cloud
• fysieke beveiligingsmaatregelen, zoals beveiligingspassen om toegang te krijgen tot onze gebouwen
• opleiding en training van relevant personeel om ervoor te zorgen dat ze op de hoogte zijn van onze privacyverplichtingen bij het omgaan met persoonlijke gegevens
• beperking van de toegang tot persoonlijke gegevens tot een "need to know"-basis, dat wil zeggen dat toegang tot de informatie absoluut noodzakelijk moet zijn voor onze werknemers om hun taken uit te voeren
• technologische veiligheidsmaatregelen, waaronder firewalls, versleuteling van de harde schijf en antivirussoftware

De verzending van gegevens via internet (ook per e-mail) is nooit helemaal veilig. Hoewel we passende maatregelen nemen, zoals strikte gegevensopslag in Zwitserland om te proberen persoonlijke gegevens te beschermen, kunnen we de veiligheid van gegevens die aan ons of door ons worden verzonden, niet volledig garanderen.

8. Hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren?

We proberen ervoor te zorgen dat we uw persoonlijke gegevens alleen bewaren voor de langste periode van:

• de periode die nodig is voor de relevante activiteit of diensten
• elke wettelijke bewaartermijn (dat wil zeggen gedurende 10 jaar in Zwitserland) of
• de periode waarin rechtszaken of onderzoeken kunnen ontstaan met betrekking tot onze klanten of onze diensten

9. Uw Rechten

U hebt verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. In het bijzonder heeft u het recht om:

• een bevestiging te krijgen dat wij uw persoonsgegevens verwerken en een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren
• geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens (d.w.z. voor welke doeleinden, welke soorten, aan welke ontvangers ze worden verstrekt, bewaartermijnen, eventuele bronnen van derden waar ze zijn verkregen, bevestiging of wij geautomatiseerde besluitvorming toepassen, met inbegrip van profilering, en de logica, betekenis en beoogde gevolgen)
• vragen dat wij de persoonsgegevens die wij over u bewaren bijwerken, of persoonsgegevens corrigeren die volgens u onjuist of onvolledig zijn
• vragen dat wij de persoonsgegevens die wij over u bewaren, wissen of de manier waarop wij die persoonsgegevens gebruiken, beperken; de toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens intrekken (voor zover die verwerking gebaseerd is op eerder verkregen toestemming)
• een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat (bekend als "gegevensoverdraagbaarheid")
• ons te allen tijde te vragen om te stoppen of te beginnen met het sturen van marketingberichten naar u door gebruik te maken van de contactgegevens in sectie 11 hieronder en
• bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens

Als u toegang of een kopie van uw persoonlijke gegevens wilt, moet u dit schriftelijk aan ons vragen. We zullen ons inspannen om binnen een redelijke termijn te reageren, en in ieder geval binnen een maand in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij zullen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen met betrekking tot uw rechten als betrokkene.

U kunt ook de contactgegevens in punt 11 gebruiken als u een klacht wilt indienen over uw privacy.

10. U marketinginformatie sturen

Wij en andere leden van het Astrantia-netwerk kunnen uw informatie van tijd tot tijd gebruiken om u per brief, telefoon, e-mail en andere elektronische methoden te informeren over producten en diensten (inclusief die van derden) die voor u interessant kunnen zijn.

U kunt ons op elk moment vragen u geen marketinginformatie te sturen door de instructies voor afmelden in de communicatie van ons te volgen of door contact met ons op te nemen op de manier die wordt beschreven in sectie 11 hieronder.

11. Contact

Als u een van de rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens zoals hierboven uiteengezet wilt uitoefenen, of als u vragen heeft over privacykwesties, of als u een klacht wilt indienen over hoe we uw informatie gebruiken, kunt u contact met ons opnemen door te schrijven aan Astrantia Consulting Ltd, Gegevensbescherming, Schützengasse 25, 8001 Zürich, Zwitserland.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen of aanpassen.

Wanneer wij wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, passen wij de herzieningsdatum bovenaan deze pagina aan. De gewijzigde of gewijzigde privacyverklaring is vanaf die datum van toepassing. We raden u aan deze verklaring regelmatig te lezen om op de hoogte te blijven van hoe we uw informatie beschermen.