Grondslagen van boekhouding en financiële verslaglegging in Zwitserland: vind een accountant voor een Zwitsers startend bedrijf of KMO

Zwitserse administratie en boekhouding uitbesteden

Laatst bijgewerkt op: 22 december 2024

De financiële positie is voor elk bedrijf een topprioriteit. Dit betekent dat eigenaars en CEO's ten minste basiskennis van de Zwitserse boekhouding moeten hebben. Maar dat betekent niet dat ze de boekhouding zelf moeten doen.

Wij besteden de boekhouding van Zwitserse start-ups en KMO's professioneel uit en bieden de volgende abonnementen aan:

Inleiding tot boekhouding in Zwitserland

In Zwitserland moet elke onderneming een financiële boekhouding ("Buchhaltung") voeren, al haar zakelijke transacties gedurende tien jaar (digitaal of zonder papier) registreren en binnen zes maanden na afloop van het voorgaande jaar een jaarverslag ("Jahresrechnung") indienen bij de directie, bestaande uit de Zwitserse jaarrekening ("Geschäftsbericht") in de vorm van de balans ("Bilanz"), de winst- en verliesrekening ("Erfolgsrechnung") en de bijbehorende toelichting ("Anhang").

Het jaarverslag moet worden ondertekend door de voorzitter van het senior management van het Zwitserse bedrijf, naast de CFO van het Zwitserse bedrijf, voordat het samen met de aangifte vennootschapsbelasting (hier) wordt ingediend bij de kantonnale belastingdienst uiterlijk vóór 30 november van enig kalenderjaar (kanton Zürich).

Een actueel overzicht van de kantonnale indieningstermijnen voor het indienen van belastingaangiften door Zwitserse bedrijven vindt u in de volgende link (hier).

De boekhouding in Zwitserland wordt gevoerd in Zwitserse frank (CHF) of in een andere valuta die voor de bedrijfsvoering vereist is. Indien een vreemde valuta wordt gebruikt, moeten de waarden ook in Zwitserse frank worden vermeld. De gebruikte wisselkoersen volgens de door de federale belastingdienst gepubliceerde lijst met wisselkoersen die onder deze link (hier) beschikbaar is, moeten in de toelichting worden vermeld.

De Zwitserse boekhouding moet worden gevoerd in een van de officiële Zwitserse talen of in het Engels. Zij kan schriftelijk, elektronisch of op vergelijkbare wijze (hier) worden verricht.

Het Zwitserse rekeningstelsel voor KMO's ("Kontorahmen KMU") dat onder deze link (hier) beschikbaar is, is de gezaghebbende en bindende leidraad voor de wijze waarop Zwitserse ondernemingen hun algemene boekhouding moeten structureren (zie hieronder). Afhankelijk van de bedrijfsomstandigheden kunnen afzonderlijke rekeningen worden weggelaten of toegevoegd, maar de algemene structuur moet worden behouden.

1. Boekhoudkundige beginselen volgens het Zwitserse Wetboek van Verbintenissen

Administratie is de kunst van het vastleggen van zakelijke transacties volgens een logisch plan dat gemakkelijk kan worden geïnterpreteerd. Boekhouden, dat de "taal van het bedrijfsleven" wordt genoemd, begint waar administratie eindigt.

Boekhouden is "een wetenschap die de methoden behandelt om transacties in het bedrijfsleven vast te leggen en de in boeken en documenten vastgelegde overzichten interpreteert, zodat de leek een duidelijk beeld krijgt van de precieze financiële en bestuurlijke situatie van de onderneming" (J.C. Duncan, A Definition of Accounting, 1909).

Volgens art. 957 e.v. van het Wetboek van Verbintenissen (hier) heeft de boekhouding in Zwitserland tot doel gebeurtenissen en omstandigheden in het bedrijfsleven ("Geschäftsvorfälle und Sachverhalte") vast te leggen die noodzakelijk zijn voor de presentatie van de activa, passiva en winsten van de Zwitserse onderneming, d.w.z. van haar algemene economische situatie.

De boekhouding vormt de basis voor de latere financiële verslaglegging.

Financiële verslaglegging is de financiële resultaten van een organisatie die aan haar belanghebbenden en het publiek worden bekendgemaakt.

a) Algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen in Zwitserland (Swiss GAAP) - "Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung" (GoB)

De boekhouding in Zwitserland volgt erkende boekhoudkundige beginselen, die hieronder uitvoerig worden toegelicht, in het bijzonder die welke door de wetgever zijn vermeld in Art. 957a - Art. 965 CO (hier):

• Volledige, correcte en systematische registratie van zakelijke gebeurtenissen en transacties
• Bewijsstukken ("Belegnachweis") voor alle afzonderlijke transacties
• Duidelijkheid
• Toereikendheid met betrekking tot het type en de omvang van de onderneming
• Controleerbaarheid

Volledigheidsprincipe ("Vollständigkeitsprinzip")

Volgens het beginsel van volledigheid moeten alle bedrijfsgebeurtenissen die boekhoudkundig ("buchungspflichtig") moeten worden verwerkt, zonder hiaten en op transactiebasis worden geregistreerd. In Zwitserland moeten alle zakelijke gebeurtenissen en transacties die direct of indirect van invloed zijn op de omvang, samenstelling en ontwikkeling van de activa, passiva en het eigen vermogen van de Zwitserse vennootschap in de boekhouding worden opgenomen.

Wat de presentatie van de financiële verslagen betreft, vereist het beginsel van volledigheid dat alle informatie die relevant is voor de beoordeling van de financiële situatie van de onderneming openbaar wordt gemaakt, met name een volledige openbaarmaking van alle passiva. Er mag geen essentiële informatie worden achtergehouden.

Beginsel van juistheid ("Grundsatz der Richtigkeit")

Volgens het juistheidsbeginsel (afwezigheid van willekeur) moeten de volledig geregistreerde gegevens correct en ongewijzigd aan de respectievelijke rekening worden toegewezen.

Principe van stelselmatigheid ("Systematische Erfassung")

Het stelselmatigheidsbeginsel omvat (i) het beginsel van de logische toerekening ("Grundsatz der sachlichen Abgrenzung") en (ii) het beginsel van de chronologische toerekening ("Grundsatz der zeitlichen Abgrenzung").

Het beginsel van de logische toerekening vereist dat alle uitgaven die dienen om een bepaalde opbrengst te genereren op hetzelfde moment worden geboekt als de opbrengst wordt gegenereerd ("matching of cost and revenue").

Het beginsel van chronologische toerekening vereist dat uitgaven en inkomsten die betrekking hebben op specifieke perioden (bv. rente, huur) dienovereenkomstig worden geboekt. Uitgaven en inkomsten die betrekking hebben op voorgaande perioden moeten worden opgenomen als betrekking hebbend op andere verslagperioden.

Beginsel van gedocumenteerde bewijsstukken ("Grundsatz der Dokumentation")

Volgens het documentatiebeginsel zijn voor elke boeking bewijsstukken vereist, waardoor de zakelijke gebeurtenis zelf wordt bewezen ("no booking without documentary evidence" - "keine Buchung ohne Beleg"). Het opstellen, classificeren en bewaren van bewijsstukken (zoals facturen, bankafschriften, transactieverslagen, inventarissen enz. Slecht georganiseerde bewijsstukken in de boekhouding vormen een factor van onzekerheid en verstoring, die de geloofwaardigheid van het resultaat kan aantasten.

In Zwitserland is schriftelijk bewijs ("Buchungsbeleg") "elke schriftelijke vastlegging op papier of in elektronische of vergelijkbare vorm die nodig is om de zakelijke gebeurtenis of transacties achter een boeking te kunnen verifiëren".

Beginsel van duidelijkheid ("Klarheitsprinzip")

Het beginsel van duidelijkheid in de boekhouding kristalliseert zich in de volgende vereisten:

• Leesbaarheid van de administratie
• Begrijpelijkheid van de administratie voor een bevoegde derde partij
• Ondubbelzinnigheid in de aanduiding van individuele bedrijfsgebeurtenissen en transacties
• Duidelijkheid in de presentatie van verbanden (i) tussen afzonderlijke boekingen en (ii) met betrekking tot aanvullende boekhoudkundige gegevens
• Duidelijke verwijzing naar bewijsstukken waarop de boekhouding is gebaseerd
• Duidelijke aanduiding van correcties in de boekhouding

Beginsel van controleerbaarheid ("Grundsatz der Nachprüfbarkeit")

Het beginsel van controleerbaarheid omvat de volgende gebruiken met betrekking tot de boekhouding:

• In het geval van papierloze verwerking moeten de boekhoudkundige overzichten te allen tijde verifieerbaar zijn met behulp van een gemakkelijk herkenbare toegangssleutel en een passend archiveringssysteem, en de toegang tot de documenten moet te allen tijde beveiligd zijn.
• De boekhoudkundige gegevens moeten beveiligd zijn tegen latere wijzigingen (geen potloodgegevens, beschermde computeromgeving, enz.)
• Correcties in de boekhouding moeten worden aangebracht door middel van annuleringen of herboekingen, maar in geen geval mogen de oorspronkelijke nummers onherkenbaar worden gemaakt of worden gewist zonder een spoor na te laten.
• Voor elke boeking is een onderliggend en verifieerbaar document nodig
• Bewijsstukken moeten worden gedateerd en zo nodig genummerd

(i) Boekhouding op transactiebasis

Volgens het matching-beginsel moeten inkomsten en kosten van Zwitserse ondernemingen worden geboekt in het jaar waarop zij logisch en chronologisch betrekking hebben: met andere woorden, uitgaven moeten worden geboekt in dezelfde boekhoudkundige periode als de inkomsten waarmee zij verband houden (matching van kosten en inkomsten).

(ii) Kasboekhouding

Zwitserse ondernemingen met jaarlijkse netto-inkomsten van minder dan CHF 100.000 hoeven het beginsel van de chronologische toerekening niet in acht te nemen en kunnen een kasboekhouding voeren, waarbij transacties pas worden erkend wanneer de betaling is verricht. Het beginsel van logische toerekening moet echter nog steeds in acht worden genomen.

b) Beginselen van de Zwitserse financiële verslaglegging - "Grundsätze ordnungsmässiger Rechnungslegung" (GoR)

De financiële verslaglegging in Zwitserland ("Rechnungslegung") heeft ten doel de economische situatie van een onderneming zodanig weer te geven dat derden zich een betrouwbaar oordeel kunnen vormen ("die Rechnungslegung soll die wirtschaftliche Lage des Unternehmens so darstellen, dass sich Dritte ein zuverlässiges Urteil bilden können"). Dit is het belangrijkste boekhoudbeginsel in Zwitserland voor Zwitserse accountants en ondernemingen.

Bovendien moeten alle posten die op de balans voorkomen of in de bijbehorende toelichting worden vermeld, worden gestaafd met bewijsstukken, een inventaris of een andere methode ("Bestandesermittlung").

Veronderstelling van continuïteit

De financiële verslaglegging in Zwitserland is gebaseerd op de veronderstelling dat de onderneming in de voorzienbare toekomst een "going concern" blijft en niet insolvent dreigt te worden.

Indien het de bedoeling of waarschijnlijk onvermijdelijk is dat alle of sommige bedrijfsactiviteiten binnen twaalf maanden vanaf de balansdatum zullen worden gestaakt, moeten de financiële verslagen voor de desbetreffende bedrijfsactiva worden gebaseerd op vervangingswaarden. Er moeten voorzieningen worden getroffen voor uitgaven in verband met de verwachte liquidatie.

Presentatie van financiële verslagen

De financiële verslagen kunnen worden aangepast aan de specifieke zakelijke of industriële realiteit van de Zwitserse vennootschap, mits de wettelijk voorgeschreven minimuminhoud wordt gehandhaafd.

Posten die geen of een verwaarloosbare waarde hebben, hoeven niet afzonderlijk te worden vermeld.

In de jaarlijkse financiële verslagen moeten de overeenkomstige waarden van het voorgaande jaar worden vermeld naast de cijfers van het betrokken boekjaar.

De belangrijkste beginselen van financiële verslaglegging in Zwitserland bouwen voort op, vullen aan en zijn soms identiek aan de hierboven besproken Zwitserse boekhoudkundige beginselen. Wij gaan alleen in op de beginselen die nog niet eerder zijn beschreven.

De Zwitserse beginselen van financiële verslaglegging luiden in essentie als volgt (art. 958c):

• De Zwitserse financiële verslaglegging moet duidelijk en begrijpelijk zijn
• Ze moet volledig zijn
• Ze moet betrouwbaar zijn
• Zij moet essentiële informatie bevatten
• Zij moet voorzichtig zijn
• In de Zwitserse financiële verslaglegging moeten in de loop der jaren dezelfde presentatie- en waarderingsmethoden worden gebruikt.
• Activa en passiva, alsmede inkomsten en uitgaven, mogen niet met elkaar worden verrekend

Beginsel van betrouwbaarheid ("Grundsatz der Verlässlichkeit")

De informatie in de jaarrekening mag geen onjuistheden van materieel belang bevatten en moet betrouwbaar zijn voor de lezers. Ook moeten zij de economische situatie van de onderneming zodanig weergeven dat derden zich een betrouwbaar oordeel kunnen vormen.

Beginsel van materialiteit ("Wesentlichkeitsprinzip")

Volgens de algemeen aanvaarde Zwitserse boekhoudkundige beginselen gaat het bij financiële verslaglegging niet om absolute nauwkeurigheid. Onbelangrijke factoren die geen invloed hebben op het oordeel van een lezer kunnen buiten beschouwing worden gelaten.

Informatie is materieel als het weglaten ervan of een onjuiste weergave ervan de op basis van de jaarrekening te nemen beslissingen zou kunnen beïnvloeden. Er zijn geen algemene voorschriften om te bepalen of een zakelijke gebeurtenis of omstandigheid van materieel belang is; dit moet per geval worden beoordeeld.

De materialiteit moet worden geïnterpreteerd in het licht van het doel van de financiële verslaglegging. De vraag is of een bepaalde openbaarmaking de geadresseerde van de jaarrekening er al dan niet toe kan brengen zich een ander oordeel te vormen over de economische situatie van de onderneming.

Beginsel van voorzichtigheid ("Vorsichtsprinzip")

Het voorzichtigheidsbeginsel is nog steeds van het grootste belang in het Zwitserse boekhoudrecht. Het bepaalt dat de waardering van de activa en passiva van een vennootschap met voorzichtigheid moet gebeuren, maar dat dit de betrouwbare beoordeling van de economische positie van de vennootschap niet in de weg mag staan. In geval van twijfel vereist het voorzichtigheidsbeginsel een waarderingsmethode die minder gunstig is voor de vermogenssituatie.

Een verdere uitwerking van het voorzichtigheidsbeginsel is het beginsel van non-pariteit ("Imparitätsprinzip"). Non-pariteit betekent ongelijkheid in verband met de erkenning van winsten en verliezen: winsten moeten alleen worden erkend wanneer zij zijn gerealiseerd, terwijl verwachte verliezen moeten worden erkend, zelfs wanneer zij nog niet zijn gerealiseerd.

Dienovereenkomstig bepaalt het realisatiebeginsel ("Realisationsprinzip") dat een winst alleen kan worden geboekt wanneer de onderliggende transactie economisch werd gerealiseerd (bv. een goed werd effectief geleverd, een dienst werd volledig verleend).

Ten slotte bepaalt het beginsel van de laagste kosten of marktwaarde ("Niederstwertprinzip") in het algemeen dat in alle gevallen van onzekerheid over de waardering de meest voorzichtige van twee mogelijke waarden moet worden gebruikt, vaak vertaald in de uitdrukking "welke van de twee het laagste is".

Continuïteitsprincipe ("Stetigkeitsprinzip")

Volgens het beginsel van samenhang moeten de financiële staten in Zwitserland worden opgesteld volgens dezelfde beginselen als in voorgaande jaren. Dit beginsel heeft ten doel de vergelijkbaarheid van de financiële staten in de tijd te waarborgen. Dit doel ligt ook ten grondslag aan de verplichting om in alle onderdelen van de financiële staten de cijfers van het voorgaande jaar te vermelden.

2. Boekhoudkundige normen volgens de Zwitserse GAAP FER

Swiss GAAP FER ("Swiss Generally Accepted Accounting Principles Fachempfehlungen zur Rechnungslegung") is een erkende standaard voor financiële verslaglegging in Zwitserland en een alternatief voor IFRS-verslaglegging.

In feite willen steeds meer kleine en middelgrote Zwitserse ondernemingen hun investeerders en belanghebbenden voorzien van zinvolle financiële verslaglegging die verder gaat dan de minimumnormen van de Zwitserse wetgeving, en daarbij (i) vergelijkbaarheid, (ii) grotere transparantie en uiteindelijk (iii) vertrouwen in cijfers bevorderen door een "getrouw beeld" te hanteren.

3. Boekhoudkundige methoden in Zwitserland

a) Crediteuren / debiteuren boekhouding

Bij toepassing van de crediteuren / debiteuren boekhouding ("Kreditoren- / Debitorenbuchhaltung") wordt voor elke crediteur (leverancier, verkoper, d.w.z. iemand die u een factuur stuurt) en voor elke debiteur (cliënt, klant, d.w.z. iemand die u geld schuldig is) een afzonderlijke hulprekening aangemaakt.

Hierna wordt voor elke inkomende of uitgaande factuur een eerste boeking gedaan, die tijdelijk op deze hulprekeningen wordt geboekt. Vervolgens wordt, wanneer de desbetreffende betaling daadwerkelijk bij de bank is aangekomen, een tweede boeking verricht vanaf deze tijdelijke crediteurenrekeningen (AP) of debiteurenrekeningen (AR) bij de bank.

b) Openstaande posten boekhouding

Bij toepassing van de open-posten-boekhouding ("Offenposten-Buchhaltung") worden inkomende en uitgaande facturen niet onmiddellijk geboekt, maar pas wanneer de respectieve betalingen daadwerkelijk bij de bank zijn aangekomen.

4. Onze boekhoud- en adviesdiensten

• Outsourcing van de boekhoudfunctie voor Zwitserse bedrijven - onze accountants zijn bereikbaar (geen out-of-office berichten)
• Focus op Zwitserse KMO's en in Zwitserland gevestigde internationale handelsondernemingen: oplossingsgericht advies over boekhoudkundige vraagstukken en bekendheid met boekhoudsoftware (Abacus, Banana, Bexio, Klara, enz.)
• Meertalige boekhoudkundige ondersteuning: Duits, Engels, Nederlands, Frans, Spaans, Italiaans, Oekraïens, Russisch, Arabisch, Hindi, Punjabi, Urdu
• Registratie bij de Zwitserse BTW, driemaandelijkse indiening van de BTW-aangifte, fiscale vertegenwoordiging voor de BTW in Zwitserland, loonadministratie, indiening van de belastingaangifte bij de kantonale belastingautoriteiten: nauw contact met de relevante kantonale en federale autoriteiten (belastingen, BTW, sociale zekerheid, pensioenfondsen, Finma, enz.)
• Procesverbetering om te komen tot efficiënte, tijdige en accurate financiële verslaglegging: diepgaande technische boekhoudkundige kennis, naast relevante branche-ervaring

__________________________

Nuttige links

EXPERTsuisse (2014) Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung, Band "Buchführung und Rechnungslegung" (hier)

Jürg Hirschi, Giulio Trepp, Fritz Zulliger (2020) Finanzbuchhaltung. Repetition und Vertiefung (Lehrmittelverlag Hirschi, Trepp und Zulliger)

Rosemarie Rossi (2021) Sozialversicherungen - Löhne - Finanzspezifische Personaladministration (Verlag SKV) (hier)

Zwitserse federale douaneadministratie, Gemiddelde maandelijkse wisselkoersen per valuta en jaar (hier)

Zwitserse Federale Belastingdienst, Lijst van officiële Zwitserse wisselkoersen aan het einde van het jaar (hier)

Swiss GAAP FER (2020) Accounting and Reporting Recommendations (hier)

Zwitserland, KMO-portaal voor kleine en middelgrote ondernemingen: Alles wat u moet weten over boekhouding, auditing, financiën en controle (hier)

Zwitserse verordening inzake bedrijfsdocumenten (2013) (hier)

veb.ch – Schweizer Verband für Rechnungslegung und Controlling, Zwitsers rekeningstelsel voor KMO's (hier)

Dieter Pfaff, Stephan Glanz, Thomas Stenz, Florian Zihler (2019) Rechnungslegung nach Obligationenrecht, veb.ch Praxiskommentar mit Berücksichtigung steuerrechtlicher Vorschriften (hier)