Theorie und Praxis der Buchführung, Buchhaltung und Rechnungslegung in der Schweiz: Buchhalter für Schweizer Startup-Unternehmen oder KMU-Firma finden

Rechnungslegung für Betriebe in der Schweiz

Letzte Aktualisierung: 22. Dezember 2024

Seine wirtschaftliche Lage hat für jedes Unternehmen oberste Priorität. Dies bedeutet, dass CEOs und Aktionäre zumindest grundlegende Kenntnisse in Buchhaltung haben müssen. Es heisst aber nicht, dass sie die Buchführung selber erledigen.

Wir lagern die Buchhaltung und Rechnungslegung von Schweizer Startups und KMU-Unternehmen professionell aus und bieten folgende Abos:

Einführung in die Schweizer Buchhaltung

In der Schweiz muss jedes Unternehmen Buchhaltung führen, alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle (digital, papierlos) für eine Dauer von 10 Jahren aufbewahren und innert sechs Monaten nach Jahresende der Geschäftsleitung eine Jahresrechnung (Einzelabschluss) vorlegen, bestehend aus dem Geschäftsbericht der Schweizer Firma in Form der Bilanz, der Erfolgsrechnung und des dazugehörigen Anhangs.

Der Geschäftsbericht muss vom Vorsitzenden der obersten Geschäftsleitung und dem CFO der Schweizer Gesellschaft unterzeichnet werden, bevor er zusammen mit der Steuererklärung für juristische Personen (hier) bis spätestens am 30. November des Folgejahres bei den kantonalen Steuerbehörden eingereicht wird (hier Beispiel Kanton Zürich).

Eine aktuelle Übersicht über die kantonalen Abgabefristen zur Einreichung der Steuererklärung von Schweizer Firmen finden Sie unter diesem Link (hier).

Die Rechnungslegung in der Schweiz erfolgt in Schweizer Franken oder einer anderen für den Geschäftsbetrieb üblichen Währung. Bei Verwendung einer Fremdwährung sind die Werte zusätzlich in Schweizer Franken anzugeben. Die verwendeten Wechselkurse gemäss der Kursliste der Eidgenössischen Steuerverwaltung (hier) sind im Anhang anzugeben.

In der Schweiz muss Buchhaltung in einer Schweizer Amtssprache oder auf Englisch geführt werden. Sie kann schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise erfolgen (hier).

Der Schweizer Kontenrahmen KMU (hier herunterladen) ist die massgebende Richtlinie, wie Schweizer Unternehmen ihre Buchhaltung zu strukturieren haben (siehe den verbindlichen Kontenplan und sämtliche Kontobezeichnungen ganz unten). Je nach Geschäftsrealitäten können einzelne Konten aus dem Schweizerischen KMU-Kontenplan weggelassen und andere Konten können hinzugefügt werden, aber die allgemeine Struktur des Kontorahmens KMU muss beibehalten werden.

1. Grundsätze der Schweizer Buchführung nach Obligationenrecht (OR)

Buchführung ist die Kunst, Geschäftsvorfälle nach einem logischen Plan zu erfassen, der leicht interpretiert werden kann. Wo die Buchführung aufhört, beginnt die Buchhaltung, die auch als "Sprache der Geschäftswelt" bezeichnet wird.

Buchhaltung ist "eine Wissenschaft, die sich mit den Methoden der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen befasst und die in Büchern und Dokumenten aufgezeichneten Aussagen so interpretiert, dass der Laie eine klare Vorstellung von der genauen finanziellen und geschäftlichen Lage der Firma bekommt" (J.C. Duncan, Eine Definition des Begriffs der Buchhaltung, 1909).

Gemäss Art. 957 ff. des Schweizer Obligationenrecht (hier) hat die Buchführung in der Schweiz zum Ziel, "diejenigen Geschäftsvorfälle und Sachverhalte zu erfassen, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens (wirtschaftliche Lage) notwendig sind".

Die Buchführung bildet die Grundlage der Rechnungslegung.

Die Rechnungslegung erfasst die Finanzergebnisse einer Organisation, welche an ihre verschiedenen Stakeholder sowie an die Öffentlichkeit als Ganzes adressiert sind.

a) Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (GoB)

Die Rechnungslegung folgt den anerkannten Schweizer Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung, welche nachfolgend im Detail kommentiert werden, insbesondere jenen, die der Gesetzgeber in Art. 957a - 965 OR (hier) festgelegt hat:

1. Vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte
2. Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge
3. Klarheit
4. Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens
5. Nachprüfbarkeit

Vollständigkeitsprinzip

Im Einklang mit dem Grundsatz der Vollständigkeit müssen alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle lückenlos und periodengerecht erfasst werden. Buchungspflichtig sind alle Geschäftsvorfälle und Transaktionen, die sich direkt oder indirekt auf die Grösse, Zusammensetzung und Entwicklung der Aktiven, Passiven und des Eigenkapitals des Schweizer Unternehmens auswirken.

Im Hinblick auf die Darstellung der Finanzberichte verlangt das Vollständigkeitsprinzip die Offenlegung aller Informationen, die für die Beurteilung der Finanzlage des Unternehmens relevant sind, insbesondere eine vollständige Offenlegung aller Verbindlichkeiten. Es dürfen keine wesentlichen Informationen vorenthalten werden.

Grundsatz der Richtigkeit

Der Grundsatz der Richtigkeit (Willkürfreiheit) verlangt, dass die vollständig erfassten buchhalterischen Daten unverfälscht und richtig dem jeweiligen Konto zugeordnet (kontiert) werden.

Grundsatz der Systematik

Der Grundsatz der systematischen Erfassung konkretisiert sich (i) in dem Grundsatz der sachlogischen Abgrenzung und (ii) dem Grundsatz der zeitlichen Abgrenzung.

Der Grundsatz der sachlogischen Abgrenzung verlangt, dass alle Aufwendungen, die dazu dienen, bestimmte Erträge zu erzielen, zeitgleich mit dem Ertragsanfall in der Erfolgsrechnung zu berücksichtigen sind ("matching of cost and revenue").

Der Grundsatz der zeitlichen Abgrenzung verlangt, dass Aufwand und Ertrag, die zeitraumbezogen anfallen (z. B. Zinsen, Miete), auch entsprechend, d. h. periodengerecht, abgegrenzt und erfasst werden. Aufwand und Ertrag, die frühere Perioden betreffen, sind, sobald sie bekannt werden, als periodenfremd zu verbuchen.

Grundsatz der Dokumentation

Der Grundsatz der Dokumentation fordert für jeden buchführungsrelevanten Vorgang ein Dokument, das als Beweismittel stellvertretend für den wirtschaftlichen Sachverhalt (= Urbeleg) einzustehen hat ("keine Buchung ohne Beleg"). Der Erstellung, Klassifizierung und Aufbewahrung von Belegen (wie Rechnungen, Kontoauszügen, Transaktionsberichten, Inventaren etc.) kommt daher eine herausragende Bedeutung zu. Schlecht organisierte Belege in der Rechnungslegung stellen einen Unsicherheits- und Störfaktor dar, der die Glaubwürdigkeit des Ergebnisses beeinträchtigt.

In der Schweiz ist ein Buchungsbeleg "jede schriftliche Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die erforderlich ist, um den Geschäftsvorfall oder die Transaktionen hinter einer Buchung nachweisen zu können".

Klarheitsprinzip

Das Prinzip der Klarheit in der Rechnungslegung wird in folgenden Anforderungen konkretisiert:

• Lesbarkeit der Aufzeichnungen
• Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen für einen fachkundigen Dritten
• Eindeutigkeit der Bezeichnung der einzelnen Sachverhalte und Geschäftsvorfälle
• Klarheit in der Darstellung von Zusammenhängen (i) zwischen einzelnen Buchungseinträgen und (ii) in Bezug auf zusätzliche Buchungsunterlagen
• Eindeutiger Verweis auf die Belege, die der Registrierung zugrunde liegen
• Klare Kennzeichnung von Korrekturen in der Buchhaltung

Grundsatz der Nachprüfbarkeit

Der Grundsatz der Nachprüfbarkeit umfasst die folgenden "best practices" in Bezug auf die Datenverarbeitung:

• Bei papierloser Verarbeitung muss die Buchhaltung mithilfe eines leicht fassbaren Schlüssels und eines entsprechenden Ablagesystems jederzeit überprüfbar und der Zugriff zu den Belegen gesichert sein
• Die Aufzeichnungen müssen gegen nachträgliche Änderungen gesichert werden (keine Bleistiftaufzeichnungen, geschützte Informatikumgebung etc.)
• Korrekturen sind grundsätzlich durch Stornierung oder Umbuchung vorzunehmen, keinesfalls sind jedoch die ursprünglichen Zahlen unkenntlich zu machen oder spurlos zu löschen
• Jede Buchung erfordert einen begründenden und nachprüfbaren Beleg (Belegprinzip)
• Zur eindeutigen Identifizierung sind die Belege zu datieren und nötigenfalls zu nummerieren; üblich ist auch die Kontierung mithilfe eines Stempels

(i) Periodengerechte Buchführung: zeitliche und sachliche Abgrenzung

Nach dem Kongruenzprinzip ("matching principle") müssen Einnahmen und Ausgaben von Schweizer Unternehmen in demjenigen Jahr verbucht werden, in dem sie sachlogisch und chronologisch anfallen: Mit anderen Worten, Ausgaben müssen in derselben Rechnungsperiode verbucht werden wie die Einnahmen, mit denen sie verbunden sind (Kongruenz von Ausgaben und Einnahmen).

(ii) Kassenbuchhaltung

Aufwände und Erträge müssen somit voneinander in zeitlicher und sachlicher Hinsicht abgegrenzt werden. Eine Ausnahme von diesem Prinzip bilden Schweizer Unternehmen mit weniger als CHF 100'000 Nettoerlös aus Lieferung und Leistungen oder Finanzerträgen. Sie brauchen das Prinzip der zeitlichen Abgrenzung nicht zu befolgen und können eine Kassenbuchhaltung führen, bei welcher auf effektiven Ausgaben und Einnahmen abgestellt wird. Wir ihr Name es sagt, erfasst die Kassenbuchhaltung Transaktionen nur bei Zahlung (bei Eingang Bank oder Kasse). Das Prinzip der logischen Abgrenzung ist jedoch weiterhin zu beachten.

b) Grundsätze ordnungsmässiger Rechnungslegung (GoR)

Die Rechnungslegung in der Schweiz dient dem Zweck, "die wirtschaftliche Lage des Unternehmens so darzustellen, dass sich Dritte ein zuverlässiges Urteil bilden können". Dies ist der wichtigste Grundsatz der Buchhaltung in der Schweiz.

Der Bestand der einzelnen Positionen in der Bilanz und im Anhang ist durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen ("Bestandesermittlung").

Going-Concern-Annahme

Die Rechnungslegung in der Schweiz beruht auf der Annahme, dass das Unternehmen auf absehbare Zeit fortgeführt wird und keine Insolvenzgefahr besteht.

Ist die Einstellung der Tätigkeit oder von Teilen davon in den nächsten zwölf Monaten ab Bilanzstichtag beabsichtigt oder voraussichtlich nicht abwendbar, so sind der Rechnungslegung für die betreffenden Unternehmensteile Veräusserungswerte zugrunde zu legen. Für die mit der Einstellung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden.

Präsentation von Finanzberichten

Die Rechnungslegung ist unter Wahrung des gesetzlichen Mindestinhalts den Besonderheiten des Unternehmens und der Branche anzupassen.

Gegenstände, die keinen oder einen vernachlässigbaren Wert haben, brauchen nicht gesondert ausgewiesen zu werden.

In der Jahresrechnung sind neben den Zahlen für das Geschäftsjahr die entsprechenden Werte des Vorjahres anzugeben.

Die wichtigsten anerkannten Grundsätze der Rechnungslegung in der Schweiz bauen auf den oben erwähnten Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung auf, ergänzen sie und sind teilweise mit ihnen identisch. Im Folgenden kommentieren wir nur diejenigen Grundsätze, welche nicht bereits erwähnt wurden.

Im Wesentlichen lauten die Grundsätze der Schweizer Rechnungslegung wie folgt (Art. 958c OR):

1. Die Schweizer Rechnungslegung muss klar und verständlich sein
2. Sie muss vollständig sein
3. Sie muss verlässlich sein
4. Sie muss das Wesentliche enthalten
5. Sie muss vorsichtig sein
6. Sie muss über die Jahre bei der Darstellung und der Bewertung stets die gleichen Massstäbe verwenden
7. In der Schweizer Rechnungslegung dürfen Aktiven und Passiven sowie Aufwand und Ertrag nicht miteinander verrechnet werden

Grundsatz der Verlässlichkeit

Die durch die Jahresrechnung (JR) vermittelten Informationen dürfen keine wesentlichen Fehler enthalten und müssen für den Bilanzleser verlässlich sein. Die JR muss die wirtschaftliche Lage des Unternehmens so darstellen, dass sich Dritte ein zuverlässiges Urteil bilden können.

Wesentlichkeitsprinzip ("Principle of materiality")

Bei der Rechnungslegung kommt es nicht auf die absolute Genauigkeit an. Unbedeutende Einflussgrössen, die das Urteil des Informationsempfängers nicht beeinflussen, können als unwesentlich ausser Acht gelassen werden.

Informationen sind wesentlich, wenn ihr Weglassen oder ihre falsche Darstellung die aufgrund der Jahresrechnung zu treffenden Entscheidungen beeinflussen könnten. Um zu bestimmen, ob ein Geschäftsvorfall oder Sachverhalt wesentlich ist, gibt es keine generellen Vorgaben; es handelt sich um eine Beurteilung im Einzelfall.

Wesentlichkeit ist mit Bezug auf das Ziel der Rechnungslegung auszulegen. Es ist danach zu fragen, ob eine bestimmte Angabe den Adressaten der Jahresrechnung dazu veranlassen könnte, sich ein anderes Urteil über die wirtschaftliche Lage der Schweizer Firma zu bilden.

Vorsichtsprinzip

Das Vorsichtsprinzip geniesst im Schweizer Buchhaltungsrecht einen hohen Stellenwert. Nach dem Vorsichtsprinzip muss die Bewertung vorsichtig erfolgen, darf aber die zuverlässige Beurteilung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens nicht verhindern. Bei Bewertungsunsicherheiten verlangt das Vorsichtsprinzip jeweils einen für die Vermögenslage der Schweizer Firma ungünstigeren Bewertungsansatz.

Eine weitere Artikulation des Vorsichtsprinzips ist das Imparitätsprinzip. Imparität bedeutet Ungleichheit bei der Erfassung von Gewinnen und Verlusten: Gewinne sind erst dann zu erfassen, wenn sie realisiert wurden, während erwartete Verluste auch dann erfasst werden müssen, wenn sie noch nicht realisiert sind.

Das Realisationsprinzip besagt somit, dass ein Gewinn erst dann ausgewiesen werden kann, wenn das Grundgeschäft wirtschaftlich realisiert wurde (z. B. eine Ware wurde effektiv geliefert, eine Dienstleistung wurde vollständig erbracht).

Schliesslich besagt das Niederstwertprinzip ganz allgemein, dass in allen Fällen von Unsicherheit in der Bewertung stets der vorsichtiger ermittelte von zwei möglichen Werten zu verwenden ist.

Stetigkeitsprinzip

Nach dem Stetigkeitsprinzip muss die Jahresrechnung in der Schweiz nach den gleichen Grundsätzen wie in den Vorjahren erstellt werden. Zweck dieses Grundsatzes ist es, die Vergleichbarkeit der Abschlüsse über die Jahre hinweg zu gewährleisten. Diesem Zweck liegt auch die Pflicht zugrunde, in allen Teilen des Jahresabschlusses die Vorjahreszahlen anzugeben.

2. Schweizer Standards zur Rechnungslegung nach Swiss GAAP FER

Die Abkürzung Swiss GAAP FER (Swiss Generally Accepted Accounting Principles Fachempfehlungen zur Rechnungslegung) steht für ein weiterer in der Schweiz anerkannter Standard zur Rechnungslegung und eine Alternative zur IFRS-Berichterstattung.

Tatsächlich möchten immer mehr mittlere und grössere Schweizer Unternehmen ihren Investoren und Stakeholdern eine aussagekräftigere Finanzberichterstattung zukommen lassen, welche eben über die Minimalanforderungen des Schweizer Rechts hinausgeht, und dadurch (i) Vergleichbarkeit (ii) Transparenz und letztendlich (iii) Vertrauen in Zahlen fördert mittels eines "true and fair view".

3. Buchhaltungsmethoden in der Schweiz

a) Kreditoren- / Debitorenbuchhaltung

In der Kreditoren- / Debitorenbuchhaltung wird für jeden Kreditor (Lieferant, Verkäufer, also Rechnungssteller) und für jeden Debitor (Kunde, also Schuldner) ein individuelles Hilfskonto angelegt.

Im Folgenden wird für jede Eingangs- oder Ausgangsrechnung eine erste Buchung vorgenommen, die vorübergehend auf diese Hilfskonten gebucht wird. Sobald die jeweilige Zahlung dann tatsächlich bei der Bank eingetroffen ist, erfolgt eine zweite Buchung aus diesen temporären Hilfskonti an die Bank.

b) Offenposten-Buchhaltung

Unter Anwendung der Offenposten-Buchhaltung werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen nicht sofort gebucht, sondern erst dann, wenn die jeweiligen Zahlungen effektiv bei der Bank eingegangen sind.

4. Unsere Dienstleistungen: Buchhaltung und Consulting

• Auslagerung der Buchhaltung von Schweizer Unternehmen: unsere Buchhalter sind motiviert und gut erreichbar (keine Abwesenheitsnachrichten)
• Fokus auf KMUs und internationale Handelsunternehmen mit Sitz in der Schweiz: lösungsorientierte Beratung in Buchhaltungsfragen und -software (Abacus, Banana, Bexio, Klara, usw.)
• Mehrsprachige Buchhalter: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Ukrainisch, Russisch
• Anmeldung bei der ESTV und Einreichung der Mehrwertsteuer, Lohnbuchhaltung, Einreichung der Steuererklärung: Guter Kontakt zu kantonalen und eidgenössischen Akteuren (kantonale Steuerbehörden, Sozialversicherungen, Pensionskassen, Handelsregister, usw.)
• Prozessverbesserung, um eine zeitnahe Finanzberichterstattung zu erreichen: fundiertes technisches Wissen sowie solide Branchenerfahrung (Startups und KMUs, Rohstoffhandelsfirmen, Finanzinstitutionen usw.)

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Hilfreiche Links

Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit BAZG, Monatsmittelkurse (hier)

Eidgenössische Steuerverwaltung, Kurslisten Direkte Bundessteuer (hier)

EXPERTsuisse (2014) Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung, Band "Buchführung und Rechnungslegung" (hier)

Jürg Hirschi, Giulio Trepp, Fritz Zulliger (2020) Finanzbuchhaltung. Repetition und Vertiefung (Lehrmittelverlag Hirschi, Trepp und Zulliger)

NZZ (2021) Buchhaltung für KMU - was muss ich wissen (hier)

Rosemarie Rossi (2021) Sozialversicherungen - Löhne - Finanzspezifische Personaladministration (Verlag SKV) (hier)

Swiss GAAP FER (2020) Fachempfehlungen zur Rechnungslegung (hier)

Schweizer KMU-Portal für kleine und mittlere Unternehmen: Buchhaltung und Revision: Finanzen unter Kontrolle (hier)

Schweizer Geschäftsbücherverordnung (2013) (hier)

Walter Sterchi, Herbert Mattle, Markus Helbing (2013) Schweizer Kontenrahmen KMU (hier)

veb.ch – Schweizer Verband für Rechnungslegung und Controlling, Kontorahmen KMU (hier)

Dieter Pfaff, Stephan Glanz, Thomas Stenz, Florian Zihler (2019) Rechnungslegung nach Obligationenrecht, veb.ch Praxiskommentar mit Berücksichtigung steuerrechtlicher Vorschriften (hier)